Okul Aile Birliği harcamaları nasıl olmalıdır? Okul Aile Birliği Harcamaları, okullarımızda kurulmuş olan Okul Aile Birliklerinin en önemli faaliyetlerinden biridir. Birlik tarafından elde edilmiş gelirlerin harcanması, ancak, 1739 sayılı Milli Eğitim Temel Kanununun 16.maddesinde ve MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin 18. maddesinde sayılan şekilde yapılabilir.
Okul Aile Birliği harcamalarında aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir.
YAPILACAK HARCAMALARIN TAHMİNİ BÜTÇEDE YER ALMASI GEREKİR
MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin Gelirlerin harcanması başlığı altında düzenlenmiş 18.maddesinde:” “Birlik gelirlerinin; okulun bütçe disiplini çerçevesinde, eğitim ve öğretim giderleri ile maddi imkanlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçlarına harcanması esastır.” cümlesi yer almaktadır. Tahmini bütçe genel kurulda oylandığı zaman, artık bu bütçe harcamalara esas teşkil edecek hale gelmiştir. Buna göre yapılacak tüm harcamalar bütçede yer alan kalemler ve içeriği doğrultusunda yapılmalıdır. Bir diğer hususta; yönetmelikte yer aldığı gibi, yapılacak harcamalar okulun ve maddi imkanlardan yoksun öğrencilerin zorunlu ihtiyaçlarına harcanması yönelik olmalıdır. Ancak, bu konuda MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin Birliğin görev ve yetkileri başlığı altında düzenlenmiş 6.maddesi e fıkrasında ” e) Millî bayramlar, belirli gün ve haftalar ile kültürel yarışmaların düzenlenmesi giderlerine katkıda bulunmak.” maddesi yer aldığından dolayı bu tür harcamalar da yapılabilir. Tabi ki en doğru olanı tahmini bütçe yapılırken yönetmelikte yer alan hususlar ile okulun gelir durumuna göre en önemli ihtiyaçların giderilmesi için bu konulara öncelik vermektir.
YAPILACAK HARCAMALAR İÇİN OKUL YÖNETİMİNİN YAZILI TALEBİ ZORUNLUDUR
MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin Gelirlerin harcanması başlığı altında düzenlenmiş 18.maddesinde:”.. Okul için gerekli ihtiyaç ve harcamalar için okul yönetiminden yazılı talep alınır. …” hükmü gereğince okul aile birliği gelirleri harcanırken mutlaka okul yönetiminin yazılı talebi alınmalıdır. Bu talep yazısı resmi bir yazı olup kayıtlara girer ve yazının gideceği yer olarak “…………..Okulu/Lisesi Okul Aile Birliği Yönetim Kurulu Başkanlığına” şeklinde yazılır ve istek ayrıntılı bir şekilde belirtildikten sonra okul müdürü veya bu konuda yazılı talep yapma yetkisi verilmiş müdür yardımcısı tarafından imzalanır, zimmet karşılığı okul okul aile birliği yönetim kuruluna teslim edilir. Okul aile birliği de bu yazıyı gereği yapılmak üzere gelen evrak defterine kaydeder.
YAPILACAK HARCAMALAR İÇİN OKUL AİLE BİRLİĞİ YÖNETİM KURULU KARARI ZORUNLUDUR
MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin Gelirlerin harcanması başlığı altında düzenlenmiş 18.maddesinde ” … Tüm harcamalar, birlik yönetim kurulunun kararı ile yapılır. ..”hükmü gereğince, okul yönetiminin yazılı talebi değerlendirilmek ve gündeminde varsa diğer maddeleri görüşmek üzere okul aile birliği yönetim kurulu toplanır. Okul yönetiminin yazılı talebi öncelikle; bu talep için; bütçede harcama kalemi olup olmadığına ve bütçe gelir durumuna göre değerlendirilir. Bu konu da bütçede harcama kalemi ve bütçe imkanı varsa talep edilen mal veya hizmetin alınmasına, yoksa alınmamasına karar verir.
OKUL AİLE BİRLİĞİ YÖNETİM KURULUNCA HARCAMALAR İÇİN KOMİSYON OLUŞTURULMALIDIR
MEB Okul Aile Birliği Yönetmeliğinin Gelirlerin harcanması başlığı altında düzenlenmiş 18.maddesinde: “… Mal ve hizmet alımları birlik yönetim kurulu üyeleri veya uzmanlık gerektiren işlerde okul aile birliği üyelerinden oluşan en az üç kişilik bir komisyon marifetiyle yapılır ..” hükmü bulunduğundan okul aile birliği yönetim kurulunca okul yönetiminin yazılı olarak talep ettiği mal veya hizmetin alınması kararının yerine getirilmesi için daha önceden yönetim kurulu tarafından en az üç kişiden oluşturulmuş komisyon devreye girer ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde görevlerini yerine getirerek alınması gereken mal veya hizmetin bedelini ve tedarikçisini tespit ederler ve okul aile birliği yönetim kuruluna tespitlerini ve kararlarını iletirler. Bu defa okul aile birliği yönetim kurulu mal veya hizmetin komisyonca tespit edilen bedel karşılığı ilgili tedarikçiden mal veya hizmetin hangi şartlarda alınacağına ve ödeme şekline tekrar verir. Alınan karar okul yönetimine yazılı olarak bildirilir.
Okul-Aile Birliği tarafından alınıp da okul yönetimine verilen taşınırlar için okul yönetimi Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenler. TİF’in bir örneği Okul-Aile Birliğine verilir. Bu şekilde Okul-Aile Birliğince alınan taşınırlar okulun kayıtlarına geçmiş olur.
OKUL AİLE BİRLİĞİNİN HESAPTAKİ PARASINI KİMLER ÇEKEBİLİR?
Birliğin gelirleri bankada açılan hesapta bulunur. Bankadaki birlik hesabındaki paralar, birlik başkanı ve muhasip üyenin müşterek imzasıyla çekilir. Birlik başkanının bulunmadığı durumlarda başkan yardımcısı yetkilidir. Hiç bir zaman yetkili olmayan kişiler ve okul yöneticileri birlik hesabından para çekemez. Ödemeler yetkili kişilerin bankaya verecekleri yazılı talimatla alacaklıların hesabına havale yolu ile de yapılabilir.
OKUL AİLE BİRLİĞİNİN GELİRLERİNİN HARCANMASINDA SORUMLULUK KİMLERİNDİR?
Birliğin gelirlerinin elde edilmesinde ve harcanmasında görevli ve yetkili olanlar; kaynakların okul ihtiyaçlarına yönelik etkili, verimli ve ilgili mevzuata uygun olarak kullanılmasından sorumludurlar.
OKUL AİLE BİRLİĞİNİN GELİR VE HARCAMALARI KİME BİLDİRİLECEKTİR?
Birlik başkanı elde edilen gelirler, alınan bağışlar ve yönetim kurulu kararlarıyla yapılan harcamalara ilişkin bilgileri okul müdürüne her ayın sonunda yazılı olarak bildirir.
Ayrıca ilgili mevzuatına göre tutulan gelir gider kayıtları, eğitim öğretim yılında her dönem en az birer defa velilerin görebileceği şekilde okulun ilan panosunda ve internet sayfasında duyurulur.
Ahmet ÇİNTİRİZ Maarif Müfettişi
Kaynak:
https://www.meb.gov.tr/ Mevzuat
Daha fazla için:
http://okulgazetesi.net/