Taşınır işlemlerinde hangi defter-çizelgeler kullanılır?Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 9.ve 10.madde hükümlerine göre taşınır işlemlerinde belirtilen defter-çizelgeler kullanılır.
DEFTERLER
Madde 9-(1) Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulacak defterler şunlardır (10.10.2024 tarihli Resmi Gazete):
a) Tüketim Malzemeleri Defteri: Bu defter, Taşınır Kod Listesinde gösterilen tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.
b) Dayanıklı Taşınırlar Defteri: Bu defter, Taşınır Kod Listesinde gösterilen dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılır. Her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı yapılır.
c) Müze Defteri: Bu defter, müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
ç) Kütüphane Defteri: Bu defter, kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyal için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
(2) Bakanlık bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve birinci fıkrada belirtilen defterlerin şekli ve formatı ile örneklerini belirlemeye ve bunlarda değişiklik yapmaya yetkilidir. Bakanlık, oluşturduğu defter örneklerinin güncel hâlini Bakanlık internet sitesinin ilgili bölümünde yayımlar.b
BELGE VE ÇİZELGELER:
Madde 10– (1) Taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller kullanılır (10.10.2024 tarihli Resmi Gazete) :
a) Varlık İşlem Fişi:
İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere Varlık İşlem Fişi düzenlenir. Varlık İşlem Fişleri en az üç nüsha olarak düzenlenir ve her mali yılın başında “1”den başlamak üzere bir sıra numarası verilir. Varlık İşlem Fişi, dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Varlık İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hâllerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış Varlık İşlem Fişleri kullanılır. Düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında bu Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılır. İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hâllerde Varlık İşlem Fişi düzenlenmez:
İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere Varlık İşlem Fişi düzenlenir. Varlık İşlem Fişleri en az üç nüsha olarak düzenlenir ve her mali yılın başında “1”den başlamak üzere bir sıra numarası verilir. Varlık İşlem Fişi, dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Varlık İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hâllerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış Varlık İşlem Fişleri kullanılır. Düzenlenen Varlık İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında bu Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılır. İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hâllerde Varlık İşlem Fişi düzenlenmez:
1) Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler ile iletim ve dağıtım hatlarından sunulan elektrik, su ve doğalgaz alımları.
2) Tesis, makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar.
3) Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüplere ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları, laboratuvarlarda bulunan tüplere yapılan gaz ve sıvı dolumları, medikal gaz tüplerine yapılan tıbbi gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları.
4) Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri.
5) Bütçenin temsil ve tanıtma giderleri tertibinden alınan yiyecek ve içecekler.
b) Taşınır Teslim Belgesi:
Taşınır Kod Listesinde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir. Taşınır Teslim Belgesi, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenlenir. Sorumlu yönetici, kendisine teslim edilen taşıt veya iş makinesi ile kullanıcısını ayrıca tutulacak kayıtlarda izler. Demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde de Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir.
c) Taşınır İstek Belgesi:
Ambardan taşınır talep edildiğinde Taşınır İstek Belgesi düzenlenir ve talepte bulunanın onayını taşır. Kamu idarelerinin iç imkânları ile yaptıkları bakım ve onarımlara ilişkin açılan iş talep belgeleri de Taşınır İstek Belgesi yerine geçer.
ç) Dayanıklı Taşınırlar Listesi:
Taşınır Kod Listesinde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Dayanıklı Taşınırlar Listesi, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır.
d) Taşınır Geçici Alındısı:
Muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan hâllerde, taşınırların geçici olarak teslim alınmasında iki nüsha olarak Taşınır Geçici Alındısı düzenlenir. Taşınır Geçici Alındısının bir nüshası taşınırı teslim edene verilir. Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilen taşınırlar için Varlık İşlem Fişi düzenlenir ve Varlık İşlem Fişinin tarih ve numarası Taşınır Geçici Alındısının dosyasında saklanan nüshası üzerine kaydedilir. Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilmeyen taşınırlarda ise ilgiliye verilen Taşınır Geçici Alındısı geri alınarak dosyasındaki nüshasıyla birleştirilir. Taşınır Geçici Alındısının geri alınamaması hâlinde nüshası üzerine durumu belirtir açıklama yapılır.
e) Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı:
Taşınırın;
1) Kaybolma, çalınma, doğal afetler ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması, sayımda noksan çıkması, canlı taşınırların ölmesi, yıpranma, kırılma veya bozulma nedeniyle hurdaya ayrılması,
2) Ekonomik ömrünü tamamlamış olması veya tamamlamadığı hâlde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmaz hâle gelmesi nedeniyle hurdaya ayrılması, durumlarında taşınırın kayıtlardan çıkarılmasını sağlamak amacıyla iki nüsha olarak Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir. Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilecek en az üç kişiden oluşan komisyonca imzalanır ve harcama yetkilisi tarafından onaylanır. Bu bendin (1) numaralı alt bendinde belirtilen hususlara ilişkin durumu belgeleyen tutanak, rapor ve benzeri belgelerin bulunması hâlinde kayıtlardan çıkarılacak taşınırlara yönelik düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı, komisyon kurulması gerekmeksizin harcama yetkilisince onaylanır. Tutanağın bir nüshası, çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Varlık İşlem Fişine, bir nüshası muhasebe birimine gönderilecek Varlık İşlem Fişine eklenir. Bu bent kapsamında kayıtlardan çıkarılan taşınırların miktarı, kayıtlı değeri, toplam tutarı ve çıkarılma nedenlerini gösteren konsolide rapor, takip eden yılın ilk ayı içerisinde mali hizmetler birimince üst yöneticiye sunulur.
f) Ambar Devir ve Teslim Tutanağı:
Taşınır kayıt yetkilileri arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenir. Taşınırlar Ambar Devir ve Teslim Tutanağına taşınır kodları itibarıyla kaydedilir. Kayıtlara göre ambarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen bulunan miktarlar, varsa fazla ve noksanlar Ambar Devir ve Teslim Tutanağında gösterilir. Ambar Devir ve Teslim Tutanağı üç nüsha düzenlenir, bir nüshası devredene, bir nüshası devir alana verilir ve bir nüshası dosyasında saklanır.
g) Sayım Tutanağı:
Taşınırların sayım işlemlerinde Taşınır II. Düzey Detay Kodu itibarıyla Sayım Tutanağı düzenlenir ve taşınırlar Sayım Tutanağına Taşınır Kodu düzeyinde kaydedilir. Sayım Tutanağının sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası, giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Varlık İşlem Fişi ekine, bir nüshası da Varlık İşlem Fişinin muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanır. Sayım Tutanakları, dosyasında bir bütün olarak saklanır.
ğ) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli:
Taşınır kayıt yetkililerinin yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde Taşınır I. Düzey Detay Kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir ve taşınırlar Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline Taşınır II. Düzey Detay Kodu düzeyinde kaydedilir. Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin “Gelecek Yıla Devir” sütununda gösterilen miktarın, yıl sonlarında Sayım Tutanaklarının “Sayımda Bulunan Miktar” sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekir.
h) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli:
Harcama biriminin taşınır mal yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla Taşınır I. Düzey Detay Kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir ve taşınırlar Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveline Taşınır II. Düzey Detay Kodu düzeyinde kaydedilir.
ı) Taşınır Hesap Cetveli:
Taşınır konsolide görevlilerince ilçe, il, bölge, dış temsilcilik ve merkez birimlerinin taşınır hesabının çıkarılması işlemlerinde Taşınır Hesap Cetveli düzenlenir. Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli esas alınarak Taşınır I. Düzey Detay Kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenen Taşınır Hesap Cetveline taşınırlar Taşınır II. Düzey Detay kodu düzeyinde kaydedilir.
i) İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli:
Merkezdeki taşınır konsolide görevlisince kamu idaresinin taşınır mal yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır konsolide görevlilerinden alınan Taşınır Hesap Cetveline dayanılarak Taşınır I. Düzey Detay Kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli düzenlenir ve taşınırlar İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveline Taşınır II. Düzey Detay Kodu düzeyinde kaydedilir.
j) İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli:
Kamu idaresinin taşınır mal yönetim hesabının çıkarılmasına ilişkin işlemlerde Taşınır Hesap Kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli düzenlenir ve taşınırlar İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveline Taşınır I. Düzey Detay Kodu düzeyinde kaydedilir.
k) Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli:
Kamu idarelerinin elinde bulunan veya müzelerdeki tarihi ve sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphanelerde bulunan yazma ve basma nadir eserler ile diğer materyallerin yönetim hesaplarının verilmesinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir.
l) Tesis Bileşenleri Cetveli:
Tesis olarak kayıtlara alınacak taşınırları oluşturan ana bileşenleri, cins ve özellikleri itibarıyla ayrı ayrı gösterecek şekilde Tesis Bileşenleri Cetveli düzenlenir. Tesise eklenen ve çıkarılan taşınırlar idarenin belirleyeceği bir belge formatında ayrıca izlenir.
(2) Bakanlık bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve birinci fıkrada belirtilen fiş, belge, liste, alındı belgesi, tutanak ve cetvellerin şekli ve formatı ile örneklerini belirlemeye ve bunlarda değişiklik yapmaya yetkilidir. Bakanlık, oluşturduğu fiş, belge, liste, alındı belgesi, tutanak ve cetvel örneklerinin güncel hâlini Bakanlık internet sitesinin ilgili bölümünde yayımlar.
(3) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında kullanılacak olan ve elektronik ortamda oluşturulan fiş, belge, liste, alındı belgesi, tutanak ve cetvellerin onaylama işlemi, taşınır bilişim sistemlerinde ilgisine göre harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisince elektronik imza kullanılmak suretiyle, diğer görevliler tarafından sistemsel onay ile yapılabilir. Süreçte rol alan görevlilerin uygulamalar üzerinde yaptıkları işlemlerin kayıtları veri tabanında tutulur.
Kaynak:
http://mevzuat.meb.gov.tr/
Daha fazla bilgi için:
http://okulgazetesi.net/